ROMA, 18 GENNAIO 2013 – Tutti siamo bersaglio quotidiano di malware, virus e phishing, per cui si tende a pensare che queste siano le principali minacce della sicurezza documentale. In realtà vi sono altri pericoli per la gestione dei flussi informativi, soprattutto a livello aziendale, legati alla cattiva gestione dei dati o alla divulgazione degli stessi, che invece dovrebbero rimanere strettamente riservati, come ad esempio quelli relativi allo sviluppo di un nuovo prodotto, oppure i dati commerciali, o ancora riguardanti i clienti; tutti fattori su cui si sviluppa la competitività aziendale. [MORE]
Molte volte alla base vi è proprio una carenza di consapevolezza dei rischi a livello di business derivanti da una scarsa protezione dei dati e delle informazioni, che non si ottempera solo con l’utilizzo di tecnologie adeguate, ma con l’introduzione di policy opportune. Altre volte la gestione dei flussi documentali è piuttosto frammentaria all’interno delle aziende, senza una funzione che se ne faccia carico in modo esplicito e univoco. I responsabili della governance documentale sono molteplici e spesso tale funzione è assegnata ai manager di reparto o ai singoli dipendenti. Con una strategia che assegni in modo chiaro la gestione dei flussi documentali (workflow) si possono limitare rischi legati alla cattiva gestione delle informazioni e raggiungere obiettivi di efficacia, efficienza e sostenibilità. Inoltre, comunicare all’esterno le iniziative volte a garantire la sicurezza documentale rappresenta un importante vantaggio competitivo percepito anche dai clienti finali.
A giocare un ruolo fondamentale in un progetto di sicurezza documentale sono innanzitutto i dispositivi multifunzione, ma un progetto di security non può prescindere dalla sensibilizzazione degli utenti nei confronti della tematica e da audit interni da effettuare periodicamente per verificare se si renda necessaria l’adozione di ulteriori policy e soluzioni tecnologiche. La sicurezza e la protezione delle informazioni è infatti un progetto sempre in divenire, fatto di linee evolutive, che non consente solo di rispondere ad esigenze di tipo normativo, ma anche di ottenere vantaggi in termini di creazione e mantenimento del vantaggio competitivo, con impatto sicuramente positivo anche sul business.
Rosangela Muscetta
