Programma per la gestione delle fatture: cos’è e come funziona

sabato 16 ottobre, 2021

Ormai già da un po' di tempo la fatturazione elettronica è divenuta obbligatoria per legge per determinati soggetti. Anzi, ormai sembra che con il passare del tempo il legislatore voglia estendere sempre di più questo strumento in modo da poter contrastare un fenomeno piuttosto grave e diffuso nel nostro Paese, ovvero l’evasione fiscale. Pertanto, diverse realtà si sono trovate a fare i conti con modalità diverse di compilazione, invio, ricezione e conservazione delle fatture rispetto a quelle cartacee. Infatti, la digitalizzazione, ha reso totalmente differente la gestione delle fatture.

Che cosa è la fatturazione elettronica?

Come già detto, la fatturazione elettronica, è un metodo di gestione fatture che si differenzia dal supporto cartaceo poiché prevede la compilazione mediante un apposito software, una firma digitale ed infine l’invio della fattura al destinatario mediante il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Infatti, dopo controlli tecnici effettuati automaticamente dal sistema, esso trasmette la fattura al destinatario. È importante, però, elaborare la fattura in formato XML, al fine di consentire al Sistema di interscambio di “leggere” il file. In parole povere, grazie a questi software è possibile non solo emettere le fatture elettroniche in modo semplice e veloce ma anche conservarle in modo da rispettare gli obblighi di legge.

Software per la gestione delle fatture

Per una gestione delle fatture corretta, è fondamentale dotarsi di un apposito software deputato a questo compito. Un programma per la gestione fatture ottimale deve fornire assistenza per tutte le fasi di fatturazione: emissione, invio, ricezione e conservazione. Il suo primo compito, infatti, dovrebbe essere quello di guidare la creazione delle fatture web passo per passo, aiutando ad identificare i dati da inserire tramite un’interfaccia semplice da utilizzare. Inoltre, dovrebbe trasmettere le fatture in maniera immediata al destinatario passando dal Sistema di Interscambio, al fine di rispettare le prescrizioni normative. Allo stesso modo, dovrebbe permettere di ricevere le fatture elettroniche, generando un Codice Destinatario da comunicare ai fornitori. Infine, è bene precisare che l’Agenzia delle Entrate impone anche la conservazione digitale dei documenti informatici, comprese le fatture, in maniera sicura, integra e leggibile. Pertanto, se ci si vuole avvalere di un programma per la gestione delle fatture che sia davvero funzionale, è bene sceglierne uno in grado anche di conservarle in maniera adeguata.

I vantaggi della fatturazione elettronica

In molti considerano il sistema di fatturazione elettronica come una vera e propria manna dal cielo, che ha semplificato la vita di tantissimi professionisti. A prescindere da tale aspetto, la fattura elettronica ha effetti positivi anche sull’ambiente. Grazie ad essa, infatti, è possibile non utilizzare la carta per dover emettere fattura e questo non può che essere un aspetto positivo poiché, in termini pragmatici, significa avere un minor impatto sull’ambiente stesso. Un altro vantaggio è quello dell’ingente risparmio di denaro e di spazio, da un lato, infatti, è possibile dimenticarsi delle spese di spedizione postale e di stampa dei documenti, e dall’altro, grazie all’archiviazione su appositi cloud online, gli armadietti stracolmi di carte saranno solo un brutto ricordo lontano. Infine, non è possibile non citare la tracciabilità dei movimenti e dei pagamenti.

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