Fatturazione elettronica PA: come renderla semplice ed intuitiva

Ormai da diversi anni le aziende che hanno rapporti con la pubblica amministrazione hanno l’obbligo di legge di utilizzare con esse esclusivamente fatture in formato elettronico. Grazie ad appositi software, nati per gestire la fattura elettronica PA, oggi espletare questo adempimento è divenuto ancora più semplice ed immediato.

Cos’è una fattura elettronica

Si tende molto a generalizzare i concetti in questo ambito, quando in realtà la fattura elettronica PA è un concetto preciso e ben delineato, anche perché utilizzato da vari anni. Una fattura elettronica non è semplicemente un documento in un qualsiasi formato elettronico, come un documento di testo inviato via e-mail al cliente. Si dice fattura elettronica un documento in formato XML inviato al cliente attraverso il Sistema di Interscambio. Si tratta di un sistema messo a disposizione delle aziende da parte dell’Agenzia delle Entrate, che si occupa di verificare e consegnare le fatture che riceve. In questo modo rimane una traccia telematica di qualsiasi fattura emessa da un’azienda e anche da quella che l’ha ricevuta. Su ogni fattura elettronica deve essere apposta la firma elettronica dell’azienda che la invia. L’Agenzia delle Entrate offre un chiaro elenco delle aziende accreditate per la gestione della firma elettronica e anche una lista delle Pubbliche amministrazioni cui si può destinare una fattura.

La semplicità del sistema

Anche se la spiegazione può sembrare lunga e complessa, in realtà la fattura elettronica PA semplifica di molto la gestione e la consegna di questo tipo di documenti. In più, per il fatto che l’Agenzia delle Entrate può controllare e verificare le fatture, esiste una precisa correlazione anche con gli adempimenti fiscali di rito. Questo perché alle richieste del contribuente per quanto riguarda rimborsi IVA o di altro genere, l’Agenzia delle Entrate può rapidamente verificarne la veridicità e quindi procedere subito al saldo di quanto dovuto. In pratica oltre ad essere un sistema che consente allo Stato di avere maggiore controllo delle relazioni tra le aziende e le pubbliche amministrazioni, si tratta anche di una semplificazione per le imprese.

Software appositamente studiati

Sono per altro oggi disponibili appositi software di contabilità e gestionali che consentono di produrre rapidamente e senza errori le fatture elettroniche e di inviarle direttamente al Sistema di Interscambio. Questi software consentono di conservare anche un elenco dei clienti e dei fornitori, in modo da rendere quasi automatica la compilazione delle fatture. Inoltre si possono integrare con i sistemi generali di gestione aziendale, per fare in modo di ottenere la massima efficienza nelle attività, limitando anche la presenza di eventuali errori. Il software per la fattura elettronica PA consente anche di conservare le fatture, sul server aziendale o sul cloud, come da vigenti leggi. Inoltre permette di gestire il ciclo passivo e di importarlo in automatico al Sistema di Interscambio. In generale si tratta di strumenti validi per migliorare ed accelerare la contabilità aziendale, sia per chi collabora esclusivamente con la pubblica amministrazione, sia per chi ha una clientela più varia. Per altro nei prossimi mesi la fatturazione elettronica sarà obbligatoria in tutti gli scambi.