Fattura elettronica e carta carburante: istruzioni per l’uso

giovedì 30 maggio, 2019

L’obbligo di fatturazione elettronica è entrato ufficialmente in vigore il 1 gennaio 2019, rendendo del tutto obsoleta la vecchia fattura cartacea – ed eliminando così i relativi costi di stampa e spedizione – per partite IVA e aziende. Ma cosa s’intende per fattura elettronica? Si tratta semplicemente una fattura in formato digitale, prodotta secondo un tracciato preciso denominato FatturaPA e contenente gli stessi dati che siamo abituati a ritrovare nelle fatture cartacee, solo in formato XML.

La procedura per emettere questo tipo di documento è meno complicata di quanto possa sembrare: si deve redigere la propria fattura come sempre, ma anziché stamparla o inviarla via e-mail in formato pdf, è necessario convertirla nell’apposito formato XML FatturaPA (per esempio servendosi un software gestionale di fatturazione), applicare la propria firma digitale e inviare il file al Sistema di interscambio (SDI). Questo sistema unificato di invio e ricezione è una delle caratteristiche più innovative del nuovo meccanismo di fatturazione: gestito direttamente dall'Agenzia delle Entrate, è un sistema informatico in grado di ricevere le fatture, effettuare controlli sui file ricevuti e inoltrare i documenti direttamente alle amministrazioni destinatarie.

Addio scheda carburante: cosa cambia con la nuova normativa

L’obbligo di fatturazione elettronica riguarda anche l’acquisto di carburante. La fattura elettronica è infatti indispensabile per detrarre i costi IVA sul carburante utilizzato dalle autovetture aziendali ma anche dai professionisti titolari di partita IVA (salvo le eccezioni previste) che viaggiano per lavoro. Come la fattura cartacea, anche la vecchia scheda carburante va in pensione, lasciando il posto alla carta carburante: una carta di pagamento che permette a privati, aziende e liberi professionisti una gestione semplice ed efficiente dei consumi di carburante relativi agli spostamenti di lavoro.

In pratica, se prima era possibile fare rifornimento compilando la scheda carburante e pagando con la modalità che si preferiva (contanti, carta di credito o assegno), adesso è possibile utilizzare solo forme di pagamento tracciabili e i gestori delle aree di servizio sono obbligati ad emettere regolare fattura elettronica. Vanno bene anche carte prepagate, che possono essere utilizzate anche per altre funzioni.

Carta carburante: tutti i vantaggi

Il sistema, in realtà, presenta parecchi lati positivi. Innanzitutto, la maggior parte delle carte carburanti sono in grado di semplificare notevolmente la contabilità aziendale, mettendo in relazione le fatture emesse dai benzinai con i relativi pagamenti e generando periodicamente un documento di riepilogo delle fatture d’acquisto inferiori a 300 euro, valido fiscalmente. Oltre a disporre di un rendiconto completo in formato pdf o excel (che può essere inoltrato comodamente al commercialista o al contabile aziendale), è possibile anche dotare di carta carburante ogni eventuale collaboratore, ottenendo un unico rendiconto finale. Le carte carburante multimarca – o una carta prepagata come Soldo Drive, valida universalmente – permettono inoltre un buon risparmio sulle spese di carburante, consentendo di scegliere a piacere la stazione di rifornimento e, di conseguenza, il prezzo più conveniente.

Come funziona la prepagata per l’acquisto di carburante: l’esempio di Soldo Drive

A differenza delle comuni carte carburante, la prepagata Soldo Drive presenta il vantaggio di essere valida per qualsiasi tipo di distributore, a prescindere dalla marca. Basterà caricare sulla console di Soldo i file XML delle fatture elettroniche scaricate dal sistema telematico e il sistema procederà alla riconciliazione in tutta autonomia. Se si dispone di un commercialista che si occupa di queste operazioni, si può decidere di fornirgli l’accesso alla web console per permettergli di gestire l’abbinamento e seguire la generazione del documento riepilogativo. In alternativa, si può chiedere al distributore di inviare direttamente la fattura di rifornimento alla PEC di Soldo.

Che succede quando il benzinaio è chiuso?

Molti si sono chiesti cosa accade se ci si rifornisce presso un self-service: niente paura, la transazione avviene lo stesso in modo pratico e sicuro, perché tutti i distributori – lo ricordiamo – sono obbligati per legge ad emettere la fattura elettronica anche dopo l’orario di chiusura e anche in caso di distributori automatici. Basterà mostrare alla colonnina del distributore il QR Code presente sulla propria carta Soldo. In mancanza di lettore QR, sarà comunque obbligo del distributore fornire un’alternativa con cui trasmettere i dati di intestazione della fattura, per esempio tramite email.

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